Remplacer les documents manuscrits ou tapuscrits imprimés, par une version numérique s’appelle la dématérialisation. Cela peut aider à tendre vers une entreprise zéro papier. Comment faire, concrètement quand l’écologie fait partie des valeurs d’une structure et est-ce là le seul avantage à tirer d’être une entreprise plus verte dans son fonctionnement quotidien ?
Passer au zéro papier : c’est possible, comment commencer ?
Bien entendu, quand on voit qu’une entreprise vise le zéro papier dans un avenir proche, c’est à l’enjeu écologique auquel on pense, spontanément.
Mais la dématérialisation des pratiques a d’autres vertus : gagner en productivité mais aussi en compétitivité dans des domaines devenus très concurrentiels, s’alléger, au niveau des structures, en enlevant peut-être bientôt la salle des archives pour gagner en surface utile pour l’entreprise mais aussi réaliser de substantielles économies.
Terminé de commander tous les mois des ramettes de papier, du toner et des cartouches pour l’imprimante et de payer un contrat de maintenance.
En outre, la dématérialisation des pratiques au sein de l’entreprise est une volonté gouvernementale, qui a initié la transition numérique avec l’obligation d’envoyer ses factures par voie digitale. Si cela a déjà commencé avec les grandes entreprises, cela sera bientôt obligatoire pour toutes.
Pourtant, les habitudes ont la vie dure et il faut réussir à travailler autrement, en mettant par exemple en place un GED (Gestion Electronique des Documents). Dans ce logiciel seront mis tous les documents numérisés qui deviennent ainsi facilement accessibles pour toutes les personnes habilitées.
En effet, selon les logiciels, il est possible de réduire l’accès à certaines données sensibles, sans pour autant multiplier les supports.
Digitalisation des pratiques : comment faire ?
Si le zéro papier intrigue et attise la curiosité des chefs d’entreprise, cette démarche ne va pas de soi. Pourtant, un dirigeant qui a déjà été confronté à un départ de feu ou un dégât des eaux sait que le support papier est vulnérable.
Même sans cela, sans un classement et un récolement drastique et régulier des archives, les documents ont tendance à s’amasser et il devient alors impossible, souvent, de trouver une information importante, ce qui ne serait pas le cas avec un document digitalisé et dûment rangé.
Former ses équipes est déjà une première démarche à entreprendre, mais qui contacter ? Des entreprises se spécialisent depuis quelques années dans l’accompagnement des structures pour mettre en place la dématérialisation.
Les solutions sont toujours personnalisées et surtout le chef d’entreprise ne paie que les prestations qui l’intéressent.
Cela peut être une formation, donc à l’égard de ses salariés, pour leur expliquer les avantages du zéro papier et comment le mettre en place, mais aussi leur confier la digitalisation de tous ses documents. Cela inclut donc tous ceux que renferme la salle des archives.
Dépoussiérés, triés, numérisés, ils font l’objet comme tous les autres documents d’entreprise d’un archivage dans les règles de l’art.
Il suffit d’un clic pour avoir accès à une information, à un chiffre ou une date, avec une politique de classement propre à la structure. Les archives papiers peuvent faire l’objet d’une conservation, ailleurs, dans des locaux plus adaptés.